معرفی سیستم اتوماسیون اداری (دبیرخانه و بایگانی بدون کاغذ)

شنبه 23 آذر 1392

یکی از معضلات کسب و کارهای امروزی انبوه مبادلات کاغذی (درون و برون سازمانی) است که میز کاری مدیران و پرسنل را همراه با انبوهی از اسناد کاغذی و نامه مواجه می کند.

در این میان پیگیری نامه ها و درخواست های کاغذی در این انبوه کاغذ همواره با مشکلاتی همراه است که ممکن است باعث نارضایتی کارمندان، مراجعه کنندگان و مشتریان شود.

راه حل های IT شاید انقلابی ترین راه کار برای حل این مشکلات باشد.

به وسیله این سیستم ها سند کاغذی به وسیله اسکنر، اسکن شده و به صورت الکترونیک وارد کارتابل الکترونیک کارمند مورد نظر می شود، شخص پس از ورود به کارتابل خود پس از بررسی نامه آن را پاراف کرده و در صورت نیاز آن را به کارتابل کارمند دیگری ارجاع می دهد و یا آن را به بایگانی (آرشیو) ارسال می کند.

بدین ترتیب:

- در هر لحظه مدیریت می تواند چک کند که در کارتابل کارمندان چه اسنادی وجود دارد و در چه مرحله ای از بررسی است.

- ورود و خروج کارمندان در سیستم ثبت می شود.

- نامه ها و پرونده ها می توانند بر اساس موضوع، صاحب نامه، شماره نامه و یا تاریخ آنها پیگیری شوند و روند بررسی بر روی آنها قابل مشاهده باشد.

- سطح دسترسی کارمندان به نامه بر اساس سیاست های مدیریت قابل تنظیم هستند.

- سطح بازدهی هر کارمند قابل سنجش است.

- امکان اینکه چند دفتر کار و یا کارخانه در فواصل دور از هم (در شهرهای متفاوت) کارتابل های یکپارچه داشته باشند فراهم می گردد. (حذف مکاتبات و تلفن های بین دفاتر)

یکی از این سیستم های اتوماسیون سیستم دبیرخانه و بایگانی بدون کاغذ گروه مهندسی "انگاره نت" است.

 این سیستم کاملا تحت شبکه بوده و قابلیت اجراء بدون نصب و از طریق شبکه را داراست.