اگر شما در تشکیلات خود از فکس زیاد استفاده میکنید با مشکلات آن نیز آشنایی دارید. از قبیل گیر کردن کاغذ مشغول بودن خط و همچنین منتظر ماندن در صف ارسال فکس.

یک دستگاه فکس اسناد را از کاربران شما در شبکه دریافت وآنرا به فکس تبدیل کرده و سپس آنرا میفرستد همچنین فکس های دریافتی ذخیره شده را به کاربران شخصی میرساند. شما میتوانید به چند طریق ارسال فکس داشته باشید. کاربران میتوانند اسناد را به دستگاه منتقل کرده و فکس را ارسال نمایند. همچنین ایمیل های خود را میتوانید در غالب فکس ارسال کنید و بالعکس. میتوانید یک پوشه تحت عنوان فکس ارسال کنید.

 اولین و بارزترین مزیت دستگاه این است که کاربران مجبور به ترک میز کار خود نیستند آنان به سادگی میتوانند فکس های خود را ارسال و دریافت نمایند. از آنجایی که به صورت دیجیتال فکس ارسال میشود دیگر لزومی به چاپ اسناد نیست و این یعنی صرفه جویی در مصرف کاغذ و جوهرو چاپگر.

یکی از مزیت های کلیدی آن بحث مدیریتی آن است همواره و به سرعت میتوانید زمان ارسال و دریافت فکس ها را رویت کرده و مقاصد آنرا در دسترس داشته باشید.

این نیاز برای شرکت های بزرگ که روزانه مقدار زیادی فکس  ارسال و دریافت میکنند بیشتر لمس میشود اما شرکت های کوچک نیز میتوانند از این تکنولوژی برخوردار بشوند دستگاههای مختلف با محدودیت استفاده از کاربران مشخص میتواند خواسته های شما را پاسخگو باشد.